Help! Ik heb 946 mailtjes in mijn inbox
Een mailbox kan ongemerkt veranderen in een digitale rommella. Een afspraak bij de tandarts, een factuur, een bestelbevestiging, een nieuwsbrief, een aanbieding van een webshop waar je ooit iets hebt gekocht en natuurlijk die mail waarvan je dacht: hier moet ik nog iets mee…
Voor je het weet staat de teller op 946.
Een volle inbox hoeft niet persé een probleem te zijn. Maar als je steeds opnieuw dezelfde mails leest, niet meer weet wat je nog moet doen of belangrijke berichten niet meer kunt vinden, wordt het tijd om er iets aan te doen.
De belangrijkste vraag is dan niet: hoe krijg ik mijn inbox leeg?
Maar: wat doe ik met een mail zodra ik hem open?
Daarvoor kun je de vier D's gebruiken.
De vier D's
Doe het nu
Kun je de mail meteen beantwoorden of afhandelen? Doe het dan. Een afspraak bevestigen of een kort antwoord geven kost vaak minder tijd dan je denkt.
Doe hem in een map
Wil je de mail bewaren, maar hoef je er niets meer mee? Verplaats hem naar een duidelijke map, bijvoorbeeld Vakantie, Verzekeringen of Financiën. Maak niet voor iedere soort mail een aparte map. Met een paar logische categorieën houd je het overzichtelijk.
Delete
Heb je de mail niet meer nodig? Weg ermee. Een oude afspraakbevestiging, een aanbieding die je niet gaat gebruiken of een nieuwsbrief die je nooit leest, mag gewoon verdwijnen.
Doe er iets mee
Moet je nog iets doen naar aanleiding van de mail? Zet die actie dan op de plek waar jij je afspraken en dingen die je moet doen normaal gesproken bijhoudt. Een afspraak in je agenda of iets op je vaste lijstje
Zo hoeft je inbox niet langer als geheugensteuntje te dienen.
Kijk ook naar wat er binnenkomt
Je kunt blijven opruimen, maar als er iedere dag nieuwe nieuwsbrieven en aanbiedingen binnenkomen, blijf je bezig.
Vraag je bij iedere nieuwsbrief eens af: lees ik dit eigenlijk nog?
Zo niet, schrijf je uit. Dat ene klikje kost misschien tien seconden, maar voorkomt een hoop toekomstige opruimtijd.
Zet de meldingen uit
Een piepje, pop-up of rood bolletje zorgt ervoor dat je toch weer even gaat kijken. En voor je het weet ben je twintig minuten verder.
Zet de e-mailmeldingen op je telefoon en computer daarom uit. Kies liever zelf wanneer je je mail bekijkt, bijvoorbeeld één of twee keer per dag.
En die 946 oude mails?
Ga ze vooral niet allemaal één voor één bekijken. Daar wordt zelfs de meest gemotiveerde opruimer moedeloos van.
Begin klein. Zoek bijvoorbeeld op een afzender en verwijder in één keer oude nieuwsbrieven en aanbiedingen. Of ruim alleen de mails van de afgelopen drie maanden op. Een andere manier is om de komende tijd iedere dag 10 minuten uit te trekken om oude mails te verwijderen.
Als je vanaf nu de vier D's consequent toepast, zal je inbox vanzelf overzichtelijker worden. Je hoeft niet iedere dag een lege inbox te hebben. Het is vooral prettig als je weet wat erin staat, waarom je iets bewaart en wat er nog moet gebeuren.
En dat geeft uiteindelijk het meeste rust: je opent je mailbox zonder eerst te denken:
“Oh nee, niet weer al die mails!"
Wist je dat ik je ook kan helpen met je administratie? Zowel digitaal als op papier. Kijk hier voor meer informatie.